¿Por qué es importante informatizar a la empresa? ¿es posible?
¿Qué es un CRM? son preguntas que a menudo nos hacen.
Hoy en día las empresas cada vez necesitan tener los datos más accesibles y a mano, por eso son varias las ventajas al ir dejando de utilizar el papel e informatizarse, en el tamaño de lo posible.
El primer paso es informatizarse internamente como empresa, ya sean microempresas o pymes, con herramientas como las llamadas ERP (Enterprise Resource Planning) de forma resumida podríamos decir:
- Un ERP es un programa informático que nos permite informatizar y planificar las tareas internas de nuestra empresa, los recursos de los que disponemos, desde los horarios, personal y trabajadores, pedidos, facturas, proyectos o trabajos que se están llevando a cabo y la su evolución, y poder extraer algunos informes, listado de facturas o estadísticas para consulta posterior, realizar boletines o newsletters informativos…, y al mismo tiempo optimizarnos con el tiempo que dedicamos a estas tareas. Entre los de mayor renombre podemos encontrar nombres como SAP, Odoo, Dynamics 365… pero en la mayoría de los casos de compra o pago.
Con tipos de programas se pueden utilizar independientemente o conjuntamente con otros, al final son programas con muchos beneficios y ventajas:
- Facilitar la gestión de datos de clientes, presupuestos, consultas, informes estadísticos
- Ahorrar tiempo en la búsqueda y consulta de los papeles archivados
- Tener los datos de nuestra empresa siempre a mano, fiables y con copias de seguridad diarias
- Compartir información sobre trabajos entre los miembros de un departamento comercial, equipo o toda la empresa
- Tener una copia de nuestra propia base de datos
En cuanto a inconvenientes, podríamos decir que no se ha sacado de una inversión inicial o un coste mensual por la utilización pero al final compensa totalmente para el tiempo que nos ahorra si tuviéramos que hacerlo todo en papel o facturas con excels
A pesar de ser diferentes programas pueden unificarse para disponer de todas estas opciones conjuntamente en el mismo programa mediante módulos (algunos de pago y otros de código libre).
La instalación y configuración de estos programas puede estar en un servidor propio dentro del local de la empresa o bien en un servidor en la nube (cloud) para tenerlo siempre accesible 24 horas desde todas partes.
Nosotros, Dieres, como empresa de informática empezamos utilizando el software de facturación vía web en la nube conocida como Sage, pero con el tiempo nos quedó pequeño por alguna pequeña carencia que con el nuevo software Dolibarr que nos instalamos, configuramos y ajustar a nuestros propios servidores, hemos suplido. Ya utilizando este programa en nuestro día a día para cualquier tipo de presupuesto, realizar facturas o consulta de datos sobre clientes.
Desde principios de 2022 se habla del Kit Digital y las ayudas en subvenciones a las empresas para incentivar la digitalización o informatización de éstas, pues estos programas son uno de los puntos válidos para optar a estas ayudas.
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